Stand: Oktober 2026

Wir verwalten Wohnungen, Garagen und Stellplätze und betreiben dafür diese Webseite mit einem Online-Portal für Eigentümer, Mieter und Mietinteressenten. Hier erklären wir, welche personenbezogenen Daten wir dabei verarbeiten, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen wir sie weitergeben und wie lange wir sie speichern.

1. Verantwortlicher

Hückmann Hausverwaltung, Stefan Hückmann
Untere Aubergstraße 4, 97711 Maßbach-Poppenlauer
E-Mail: stefan@hueckmann-hausverwaltung.de · Telefon: 01520 8547268

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nach § 38 BDSG nicht benennen. Bei Fragen zum Datenschutz schreiben Sie uns einfach an die oben genannte Adresse.

Verwaltet ein anderer Eigentümer oder Verwalter seine Immobilien selbst über unser Portal, ist er für die Daten seiner Mieter verantwortlich. Wir verarbeiten sie dann in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

2. Aufruf der Webseite

Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet unser Hosting-Dienst technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden nach kurzer Zeit, spätestens nach 30 Tagen, gelöscht.

Wir verwenden keine Werbe- oder Analyse-Cookies und kein Tracking durch Dritte. Die Schriftarten liegen auf unserem eigenen Server, beim Aufruf werden keine Daten an Google übertragen.

Für eine eigene Besucherstatistik zählen wir Seitenaufrufe: aufgerufene Seite, Zeitpunkt und die Webseite, von der Sie kamen. Damit wir Besucher eines Tages nicht doppelt zählen, bilden wir aus Datum, IP-Adresse und Browserkennung ein verschlüsseltes Tageskennzeichen, das sich jeden Tag ändert. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht, und es wird nichts auf Ihrem Gerät abgelegt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, unser Angebot zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden nach 14 Monaten gelöscht.

3. Anmeldung im Portal

Zugang zum Portal erhält nur, wen wir oder ein Kunde eingeladen haben. Zur Anmeldung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und senden Ihnen einen Anmeldelink. Nach der Anmeldung speichert Ihr Browser ein Cookie, das Sie angemeldet hält. Dieses Cookie ist für das Portal unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird beim Abmelden gelöscht. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Miet- oder Verwaltungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Im Portal speichern wir, welche Bereiche Sie wann aufrufen (zum Beispiel Mietkonto oder Belege). So sehen wir, welche Funktionen genutzt werden, und können bei Fragen besser helfen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Betrieb und Verbesserung des Portals (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden nach 14 Monaten gelöscht.

4. Mietinteressenten

Wenn Sie sich über eine Wohnungsanzeige bewerben, verarbeiten wir in mehreren Schritten:

• Anfrage: Name, Kontaktdaten und Ihre Nachricht, um Ihnen einen Besichtigungstermin anzubieten.
• Mieterselbstauskunft (erst nach der Besichtigung und nur, wenn Sie weiter Interesse haben): für jede Person, die den Vertrag unterschreiben soll, Name, Geburtsdatum, Anschrift, Beruf oder Erwerbsstatus, Arbeitgeber, Nettoeinkommen, bisheriger Vermieter sowie Angaben zu Mietrückständen, Räumungsklagen und Insolvenz; dazu die Zahl der Personen im Haushalt.
• Auswertung: Wir werten die Selbstauskünfte nach Verhältnis von Miete zu Einkommen, Sicherheit des Einkommens und Bonität aus und erstellen eine Reihenfolge der Bewerbungen. Die Entscheidung trifft immer ein Mensch. Herkunft, Religion, Geschlecht, Alter, Behinderung, sexuelle Identität, Kinder oder Haustiere fließen nicht in die Bewertung ein.

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Mietvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben sind freiwillig, ohne sie können wir aber keinen Mietvertrag abschließen.

Bonitätsauskunft: Wir fragen nicht selbst bei der SCHUFA an. Sie laden Ihre Bonitätsauskunft (z. B. den SCHUFA-BonitätsCheck oder die bonify-Mieterauskunft) selbst hoch. Wir sehen sie nur an und speichern sie, wenn Sie in der Selbstauskunft ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Auskunft wird mit der Bewerbung gelöscht, wie unten beschrieben.

Speicherdauer: Erhalten Sie eine Absage, löschen wir Ihre Anfrage und Selbstauskunft automatisch 6 Monate nach der Absage. So lange bewahren wir sie auf, um uns gegen mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verteidigen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Anfragen ohne Abschluss löschen wir spätestens nach 12 Monaten. Kommt ein Mietvertrag zustande, übernehmen wir die für den Vertrag nötigen Daten; die Selbstauskunft und die hochgeladene Bonitätsauskunft löschen wir 6 Monate nach der Zusage.

5. Mieter und Mitbewohner

Für die Durchführung des Mietverhältnisses verarbeiten wir:

• Stammdaten der Mieter: Name, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail, Telefon, Bankverbindung, Erwerbsstatus und Arbeitgeber
• Name und Geburtsdatum der Mitbewohner, auch minderjähriger Kinder, für die Wohnungsgeberbestätigung
• Vertragsdaten: Einheit, Miete, Vorauszahlungen, Kaution, Beginn und Ende
• Mietkonto: Sollstellungen, Zahlungseingänge vom Bankkonto, Rückstände und Mahnungen
• Schadensmeldungen mit Beschreibung und Fotos sowie deren Bearbeitung
• Verbrauchswerte und Nebenkostenabrechnungen
• Die Anzeige einer Insolvenz durch den Insolvenzverwalter, damit wir die Kaution bei Vertragsende an den Berechtigten auszahlen

Rechtsgrundlagen sind der Mietvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), etwa die Wohnungsgeberbestätigung nach § 19 Bundesmeldegesetz, die Nebenkostenabrechnung nach § 556 BGB und steuerliche Aufbewahrungspflichten. Geburtsdatum, Anschrift, Bankverbindung und Arbeitgeber bewahren wir außerdem auf, um offene Forderungen aus dem Mietverhältnis im Mahn- und Vollstreckungsverfahren durchsetzen zu können (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: für die Dauer des Mietverhältnisses und danach, bis Kaution und Nebenkosten abgerechnet und mögliche Ansprüche verjährt sind (in der Regel 3 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet). Buchungen und Belege bewahren wir nach § 147 Abgabenordnung bis zu 10 Jahre auf, danach werden sie gelöscht.

6. Eigentümer und Kunden

Von Eigentümern und Kunden verarbeiten wir Name, Kontaktdaten, Bankverbindung, Objektdaten, Dokumente (z. B. Grundsteuerbescheid, Energieausweis, Versicherungsverträge), Kaufdaten und Belege, um die Verwaltung, die Finanzübersicht und die Steuervorbereitung zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Aufbewahrung wie unter Punkt 5.

Kontaktformular und Testzugang: Schreiben Sie uns über das Formular auf der Startseite, speichern wir Anliegen, Name, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und freiwillige Angaben (Telefon, Anzahl der Einheiten, wie Sie von uns erfahren haben), um Ihre Anfrage zu beantworten und auf Wunsch einen Testzugang einzurichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Gleiches gilt für Nachrichten über „Problem melden“ im Portal und unsere Antworten darauf. Die Anfrage wird nach 12 Monaten automatisch gelöscht; wird daraus ein Kundenkonto, gilt Punkt 6.

7. Wer die Daten erhält

Innerhalb des Portals sieht jeder nur, was ihn betrifft:

• Mieter sehen ihre eigene Einheit, ihre Schadensmeldungen und ihre Nebenkostenabrechnung.
• Eigentümer sehen die Daten ihrer eigenen Objekte, also auch Mieter, Mieteingänge und unvollständige Zahlungen. Das ist nötig, weil wir in ihrem Auftrag handeln (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Von Mietern sehen Eigentümer nur Name und Kontaktdaten, nicht Geburtsdatum, Bankverbindung, Erwerbsstatus oder Arbeitgeber.
• Mietinteressenten sehen keine Daten anderer Bewerber.

Außerhalb des Portals geben wir Daten nur weiter, wenn es nötig ist:

• an Handwerker zur Beseitigung eines Schadens (Name, Telefon, Einheit)
• an die Gebäude- oder Haftpflichtversicherung, wenn ein gemeldeter Schaden versichert ist (Schadensbeschreibung, Ort, Datum, Name des Melders)
• an Messdienstleister wie ista oder Techem für die Verbrauchsabrechnung
• an Steuerberater, Rechtsanwälte, Gerichte oder Behörden, wenn wir dazu verpflichtet sind oder es zur Rechtsverfolgung nötig ist
• an den Aussteller von Energieausweisen (ecoExperten, CO5 Ingenieurbüro, Berlin), wenn über das Portal ein Energieausweis bestellt wird (Objektdaten, Name und Kontaktdaten des Bestellers)

8. Technische Dienstleister

Für den Betrieb setzen wir Dienstleister ein, die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• Vercel Inc. (USA): Hosting der Webseite
• Supabase Inc. (USA): Datenbank, Anmeldung und Dateiablage. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Irland (EU).
• Resend (USA): Versand von E-Mails wie Anmeldelinks, Terminbestätigungen und Zahlungshinweisen sowie Empfang von E-Mails an die Portal-Adressen unserer Kunden
• Anthropic PBC (USA): automatisches Auslesen hochgeladener Rechnungen, Bescheide und Nebenkostenabrechnungen sowie Entwürfe für Antworten auf Anfragen (dafür nur Name, Anliegen und Nachricht, keine Kontaktdaten) sowie Übersetzung von Schadensmeldungen, Nachrichten und Aushängen, wenn ein Mieter das Portal in einer anderen Sprache nutzt (nur der Text, ohne Namen und Kontaktdaten; Übersetzungen werden nach 24 Monaten gelöscht). Die Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• checkdomain GmbH (Deutschland): Domain und E-Mail-Postfach der Verwaltung
• Enable Banking Oy (Finnland): Abruf der Kontoumsätze des Mietkontos, damit Zahlungseingänge den Mietverträgen zugeordnet werden können
• Pingen GmbH (Schweiz): Druck und Versand von Briefen und Einschreiben. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Werden dabei Daten in die USA übermittelt, geschieht das auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter zertifiziert ist, und im Übrigen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung, etwa für die Bonitätsauskunft, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Eine formlose E-Mail an datenschutz@hueckmann-hausverwaltung.de genügt. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), etwa bei der Behörde Ihres Wohnorts oder bei der für uns zuständigen Behörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

10. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Die Datenbank trennt die Daten jedes Kunden und erlaubt jedem Nutzer nur den Zugriff auf seine eigenen Daten. Links für Bewerbungen und Selbstauskünfte sind zufällig erzeugt und nicht erratbar.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.